Mi a könyvelő feladata?

Sok tévhit kering a vállalkozók és maguk a könyvelők között is arról, hogy mi a könyvelő feladata? Azt gondolom, hogy nem mondok semmi meglepőt, ha azt írom, attól függ, hogy mit vállal a könyvelő a szerződésében…Ettől függetlenül vannak alapvető elvárások, mind az ügyfél részéről, mind a könyvelő részéről az ügyfelek felé.

Elsődleges szempontnak tartom tisztázni, hogy egyenrangú felek vagyunk, és együttműködésünk akkor lesz sikeres, ha ezt mind te, a vállalkozó, mind én, a könyvelő így gondoljuk. Ha úgy gondolsz rám, mint egy fizetett “ellenségre”, akit te fizetsz, de valójában az államnak dolgozom, akkor nem engem keresel.

A könyvelő alapvető feladatai

A lenti felsorolás messze nem teljeskörű, célom csak annyi, hogy felhívjam a figyelmet a könyvelők által nyújtott szolgáltatások sokszínűségére.

1. A könyvelő elsődleges feladata

A könyvelő elsődleges feladata, a részére (lehetőleg hiánytalanul és rendezett formában) átadott bizonylatok feldolgozása. Ennek során:

• ellenőrizzük, hogy a bizonylatok formailag megfelelnek-e a törvényi előírásoknak, követelményeknek
• a vállalkozás adózási módjának megfelelő nyilvántartási formában rögzítjük
• az adatok rögzítése után különféle egyeztetéseket végzünk
• felhívjuk a figyelmet, ha valami szabálytalanságot látunk pl. az adminisztrációval kapcsolatos hiányosság
• határidőre elkészítjük és benyújtjuk a bevallásokat, adatszolgáltatásokat, melyhez eljutni, nem csak 2 kattintás 🙂
• a fenti bevallásokban szereplő fizetési kötelezettségről időben értesítjük a vállalkozót
• elvégezzük az év végi zárási feladatokat, melyek során elkészül a beszámoló, egyéb adóbevallások, egyéni vállalkozók esetén az SZJA bevallás is.

2. Munkaügyi és bérszámfejtési tevékenység

Főleg kkv-k esetében a könyvelési szolgáltatás mellett elvárás az ügyfél részéről a munkaügyi és bérszámfejtési tevékenység elvégzése is. Ennek során:

• sokszor biztosítunk munkaügyi iratmintákat
• be- és kijelentjük a dolgozókat a NAV felé
• alkalmi munkavállalással kapcsolatos bejelentések intézése is igényként merül fel
• kontrolláljuk, hogy a munkaügyi iratanyagok (pl. bérlapok, munkaszerződések, és azok módosításai) hiánytalanul meglegyenek
•  táppénzt / CSED / GYED-et igénylünk. Sokszor ezen ügyekben tájékoztatást is elvárnak tőlünk  várható ellátás összegéről, ez azonban maximum tájékoztató jelleggel történhet, hiszen sokszor nem rendelkezünk minden releváns információval.

3. Számos adminisztratív feladat is a könyvelő feladata

A fentieken kívül számos adminisztratív feladatot is elvégzünk. Ezeket akár a vállalkozó, vagy egy jó adminisztrátor is képes lenne elvégezni, mégis általában a könyvelő feladatának tekintik.

• intézzük a mindenféle változások bejelentését a NAV, az önkormányzatok, kamara felé
• NAV vagy önkormányzati igazolásokat igénylünk
• segítséget nyújtunk a webes ügysegéd felületén keresztül az egyéni vállalkozók indításában, szünetelésében, újraindításában, ami sokszor nem is mindegy, hogy milyen dátumtól lesz hatályos
• számtalan számlázással kapcsolatos kérdést válaszolunk meg
• ezen felül az egyre csökkenő (?) adminisztrációs terhek teljesítéséből is bőven kivesszük a részünket. 

4.Tájékoztatási feladatok

• Ma már jelentős időt kell fordítanunk a folyamatos naprakészség fenntartására (visszasírjuk, amikor évente kétszer változtak az adótörvények)
• éppen ezért folyamatosan értesítjük ügyfeleinket az őket érintő változásokról
• az ügyfeleinknek a gazdasági döntéseiket megalapozó kimutatásokat készítünk
• nem csak a saját munkánk során kell rengeteg informatikai jellegű problémával megküzdenünk nap mint nap, de az ügyfelek is sokszor tőlünk kérnek tájékoztatást pl. ügyfélkapuhoz tartozó email cím átállításáról, de például „kellett” már ügyfél részére lekérdeznem, hogy mennyi büntető pontja van a jogosítványán, vagy segíteni a korábbi jogviszonyainak lekérdezését a NEAK felületén.
• ezen felül meghatalmazott könyvelőként számtalan olyan hivatalos értesítést nekünk küldenek meg, mely a magánszemélyhez kapcsolódik (pl. valaki ingatlant vásárol és vagyonszerzési illetéket kell fizetnie), és ezeket az iratokat nekünk kell továbbítani ügyfeleink felé.

+1 könyvelői feladat lehet az adótanácsadás

Az adótanácsadás már nem tekinthető alapvető feladatnak, de nagyon sok könyvelő egyben adótanácsadó is. Ez egy jó párosítás, hiszen így a könyvelő komplex szolgáltatást tud nyújtani ügyfelei részére, mely messze túlmutat már egy adatrögzítésen és egyeztetésen bevalláson alapuló könyvelési szolgáltatásnál. Ráadásul ez alapvető igényként jelentkezik a mikrovállalkozások körében.

• Ennek keretében adóoptimalizálási számításokat végzünk ügyfeleink érdekében, hogy legálisan, az adózásban rejlő lehetőségeket kihasználva komoly adóforintokat megspórolva, hozzájáruljunk a vállalkozás üzleti sikereihez.
• De tanácsadás keretében sokszor kell a vállalkozót saját magától, illetve a fejében lévő tévhitekből adódó lehetséges hivatali  következményektől (pl. NAV bírság) megvédeni. Ezt gyakran nem is érzékelik az ügyfelek tanácsadásnak, hiszen “csak” beszélgetünk velük.

Ezen felül tapasztalom szerint főleg a mikro- és kisvállalkozások esetében, a könyvelő az az elsődleges személy, akihez fordulni tudnak vállalkozásuk ügyeinek intézésében. Ez persze nem azt jelenti jobb esetben, hogy mindent IS a könyvelőnek kell(ene) tudnia és elintéznie, de bizony sokszor a könyvelő az elsődleges információforrás, aki megfelelő irányba tereli a vállalkozót, vagy tud specifikusan másik szakembert ajánlani. Véleményem szerint mi vagyunk a jelenkor polihisztorai, hiszen ügyfeleink sokszínűsége okán széles látókörrel és tudással rendelkezünk. 

Ez nagy kincs, ne becsüljétek le!

Ha érdekelnek hasonló, a könyvelők mindennapi életében előforduló témák, akkor szemezgess további írásaimból.