Év végi zárás bemutatása könyvelői oldalról

A cégek esetében az év végi zárás keretében készül el az éves beszámoló, köznapi nyelven a „mérleg”. Nem eltérő üzleti év esetében ennek határideje a fordulónapot (általános esetben december 31-ét) követő 5-ik hónap utolsó napja (tehát 05.31-e). Bár a banki ügyintézők előszeretettel mondják, hogy ez a könyvelőnek „csak egy gombnyomás”, ezzel a cikkel szeretném az ellenkezőjét bebizonyítani. Nézzük végig, hogy mi minden történik a zárlati teendők elvégzése közben.

Ha év végi zárás, akkor mi is az az éves zárlat?

A Számviteli törvény (2000. évi C tv. 164 § (1)) szerint: „A könyvviteli zárlathoz az üzleti év végén a folyamatos könyvelés teljessé tétele érdekében végzett kiegészítő, helyesbítő, egyeztető, összesítő könyvelési munkák és a számlák technikai lezárása tartoznak.” Egy cég saját döntése alapján ettől gyakoribb zárlatot is végezhet (pl. havi, negyedéves), de legalább a beszámoló elkészítését alátámasztó főkönyvi kivonat készítése kötelező.

Az elkészült főkönyvi kivonat a zárás egyik alapbizonylata lesz, melyet leltárral kell alátámasztani. Leltár alatt nem csak a fizikailag ténylegesen megmérhető / megszámolható dolgok leltározását kell érteni, hanem mindenféle egyeztetést is. Ezek az egyeztetések lehetnek pl. a főkönyv és a kapcsolódó analitikák egyeztetése, egyenlegközlőkkel való összevetés, stb.

Az év végi zárás pedig nem csupán a főkönyv elkészítéséből áll: hozzá tartozik a beszámoló elkészítése, az eszköz és forrás számlák majd az eredményszámlák technikai zárása. Ezen felül a következő évben nem feledkezhetünk el a nyitásról, a nyitás utáni rendező tételekről illetve az osztalék elszámolásáról sem.

A következőkben a mérleg és eredménykimutatás sorai alapján veszem végig, hogy egyes tételeknél mit érdemes végiggondolni. Ennek során az eredménykimutatásnál az összköltség eljárással készített és a mérleg esetén is az „A” változat mentén fogok haladni. A felsorolás nem teljes, inkább a leggyakrabban előforduló tételekre fókuszál.

Év végi zárás előfeltétele a havi és negyedéves egyeztetések elvégzése

Azzal nem árulok el nagy titkot senkinek, hogy évente nem csak egyszer szoktuk mi könyvelők egyeztetni a könyvelésünk adatait. Vannak olyan tételek, melyeket minden hónapban elvégzünk, pl.:

• Vevők és szállítók nyilvántartásba vétele, kiegyenlítése, egyeztetése
• Pénzeszközökkel kapcsolatos elszámolások (bank, pénztár, értékpapírszámla könyvelése és egyenlegének egyeztetése)
• ÁFA-val kapcsolatos elszámolások (bevallás – analitika – főkönyv egyezősége)
• Előlegekkel kapcsolatos elszámolások (pl. munkavállalónak adott elszámolási előleg, vevőtől kapott és szállítónak adott előlegek)
• Munkabérekkel kapcsolatos elszámolások: egyezik-e a főkönyv a bérprogramban és a járulékbevallásban szereplő adatokkal, nettó bér kifizetése rendben megtörtént-e
• Én az elhatárolásokat is könyvelem a felmerüléskor azonnal, így nem felejtődik el év végéig, hogy pl. melyik biztosítást, bérleti díjat vagy egyéb költséget szükséges felosztani 2 (vagy több) év között.

Negyedévente elvégezzük a havi feladatokat, és ezen felül:

• Tárgyi eszközökkel kapcsolatos feladatok:
  • tárgyi eszköz aktiválások könyvelése
  • eladott tárgyi eszközök kivezetése mind az analitikában, mind a könyvelésben
  • aki az értékcsökkenést negyedévente számolja el, akkor annak könyvelése.
  • Itt nézhetjük át, hogy szükség van-e tárgyi eszközök és készletek közötti átsorolásra, esetleg terven felüli ÉCS elszámolására.
• Amennyiben történik negyedéves zárlat, akkor a leltározással kapcsolatos elszámolásokat is kell könyvelni / egyeztetni (többlet, hiány rendezése).
• Negyedéves bevallási gyakoriságú adók előírása, egyeztetése (pl. cégautóadó, környezetvédelmi termékdíj)
• Ha a NAV és önkormányzati adófolyószámlával havonta nem is egyeztetünk, negyedévente mindenképpen érdemes.
• Egyéb függő tételek rendezése, egyeztetése az ügyféllel

Ezen egyeztetések elvégzésekor van egy „nyers” főkönyvi állapotunk, amelynek tételeit egyesével megvizsgáljuk még az év végi zárás keretében.

Eredménykimutatáshoz kapcsolódó egyeztetések

Mivel a legtöbb gazdasági eseménynek van eredményhatása, így az egyeztetéseket én először ezekkel kezdem. Néha kell csapongani az eredmény és a mérleg számlák között, de nekem ez a logika vált be.

Értékesítés nettó árbevétele

A kiinduló állapot az adott évben számlázásra került összeg, melyet a számlázóprogram listájával, illetve a NAV Online Számla rendszer felületéről (továbbiakban OSA) lekért listával is tudunk egyeztetni. (Ezen felül persze lehet pénztárgépes bevétel, vagy nyugtával bizonylatolt is). Bár ez az egyeztetés nálam havonta megtörténik, de év végi záráskor is célszerű elvégezni. Régen a bizonylatszámok hiánytalan megléte is kontroll volt, erre nagyon jó excel táblázatokat lehetett készíteni. Ma már ebből a szempontból könnyebbséget jelent az OSA számlalista, ami szintén jó kontroll. Ez adja az alapját a mérlegben kimutatott vevő követeléseknek is.

A tárgyévi árbevétel azonban eltérhet a tárgyévben számlázott tételektől. Az év végi zárás során számba kell vennünk pl:

• Van-e olyan tevékenységből árbevétele a cégnek, melynél a projektelszámolás szabályait kell alkalmazni. Amennyiben igen, akkor ennek szabályai alapján az árbevétel elhatárolása és korrekciója válik szükségessé.
• Szintén ez alapján előfordulhat, hogy tárgyévben számláztunk olyan bevételt, amit még előző évre kellett elszámolni, ennek korrekciója megtörtént-e?
• Számba kell venni azt is, hogy van-e olyan általunk nyújtott szolgáltatás, amely esetleg nem került számlázásra tárgyévben, de az nem vitatott, és csak a következő évben történik meg a számlázás. Amennyiben a számviteli teljesítése teljes egészében a zárással érintett időszakra esik, akkor árbevételként és vevő követelésként kell nyilvántartani (nem az ÁFA szerinti teljesítés alapján könyvelünk, és semmiképpen nem elhatárolás!).

Személyi jellegű kifizetésekkel kapcsolatos egyeztetés

Nálam ez a következő egyeztetési pont, hiszen befolyásolja majd a 471 Jövedelemelszámolási számlát, a NAV folyószámla egyenlegét, ráadásul KIVA-sok esetén a KIVA alap meghatározásának is a kiindulópontja.

Ezért az év végi zárás egyeztetésekor megvizsgálom, hogy a bérprogram szerinti bértételek éves összege, illetve a különféle adók / járulékok összege egyezik-e a főkönyvvel. Ha már előttem van az éves bérösszesítő (ez a leltáram), akkor ellenőrzöm, hogy a jövedelemelszámolási számla egyenlege megegyezik-e a decemberi kifizetendő bérekkel. Amennyiben volt kilépő dolgozó, akkor a neki kifizetett összeggel korrigálva fenn kell hogy álljon az egyezőség.

Tárgyi eszközök és a kapcsolódó értékcsökkenés

A tárgyi eszközökkel kapcsolatosan év közben is folyamatos az egyeztetés, de év végi záráskor nem árt ránézni a következőkre még egyszer:

• Jól történt-e az egyes eszközök besorolása (pl. műszaki berendezés vagy egyéb)
• Számviteli politikának megfelelő-e a leírási kulcs, maradványérték képzése.
• Hiánytalanul rögzítésre került-e minden aktivált eszköz (ne maradjon rajta a 161-es kartonon).
• Szükséges-e módosítani bizonyos eszközök értékcsökkenési leírását a megváltozott körülmények miatt?
• Célszerű átfutni a karbantartásra könyvelt tételeket, hogy azok biztos karbantartásnak minősülnek, vagy esetleg felújításnak? Ezeket a cég képviselőjével szükséges egyeztetni, mivel könyvelőként csak a tőle kapott információk birtokában tudjuk helyesen eldönteni, hogy ezek valójában melyik fogalomnak felelnek meg.
• Bár az ügyfelek körében ez egy utálatos tevékenység, de a kötelező leltározás a cég tárgyi eszközeire is vonatkozik. Mivel általában az egyedi nyilvántartás vezetése értékben és mennyiségben is történik, így évente egyeztetéssel is leltározhatjuk, de legalább 3 évente tényleges mennyiségi leltár felvétele is szükséges.
• Volt-e esetleg saját előállítású eszköz? Ezt könyvelőként sokszor nem is tudjuk kiszűrni, de a leltárból szintén kiderülhet a létezése.
• Amennyiben szükséges, a selejtezéseket is könyvelni kell, illetve vizsgálni, hogy az szabályosan történt-e (jegyzőkönyv legyen).

Ne felejtsük el a beruházásra adott előlegeket sem! Ezeket a mérlegben a Befektetett eszközök soron kell szerepeltetni!

Amennyiben a fenti egyeztetéseket elvégeztük és az értékcsökkenés is elszámolásra került, akkor ennek összegét ellenőrizzük a főkönyvben is. Ha már az 57-esen szereplő ÉCS egyezik a tárgyi eszköz analitikánk szerint kimutatott összeggel, akkor célszerű az 1-es számlaosztály egyeztetésével komplexen elvégezni ezt az év végi zárási feladatot. A tárgyi eszköz programok számtalan listát képesek előállítani, én abból szeretek dolgozni, ahol főkönyvi számonként egy táblázatban látom a nyitó + változás = záró adatokat főkönyvi számonként. Ezt az RLB „Eszközök értékének változása” elnevezéssel generálja, és így néz ki:

+ 1 fontos és időről időre visszatérő kérdés: ha csak az ÉCS miatt válik veszteségessé egy cég, akkor is kötelező elszámolni azt? A válasz igen!

Tárgyi eszköz értékesítés

A tárgyi eszközökhöz kapcsolódóan az értékesített tárgyi eszközök értékének kimutatására is nagy figyelmet kell fordítanunk. Ne felejtsük el, hogy a régi berögzült eljárással szemben, most már az értékesítés eredménye fog megjelenni vagy a 86-os vagy a 96-os főkönyvi számon. Ennek könyvelése 2féle módon is történhet:

1. A régi metodika szerint könyveljük az értékesítést a 961-re, a tárgyi eszköz bruttó értékének és az ÉCS-jének kivezetését pedig a 861-re (a 861 karton egyenlege így a nettó nyilvántartási érték lesz). Majd ezek után vezetjük össze a 2 számla egyenlegét annak megfelelően, hogy az ügyleten veszteség vagy nyereség képződött.
2. A másik eljárás, hogy a 36-osban nyitunk egy technikai elszámolási számlát, ezzel szemben könyveljük az értékesítést és a tárgyi eszköz kivezetését is. Végül ennek egyenlegét vezetjük át tárgyi eszközönként a megfelelő 86 vagy 96-os kartonra.

A fentiek közül nekem a régi módszerből való kiindulás áll jobban kézre: hamarabb „keresem” a tárgyi eszközök kezelésénél a 961-es kartont, mint a sok 36-os között egy technikai számlát. Hátránya, hogy nehezebb az év végi zárás során az egyeztetés, mint ha egy technikai számlán látnám, hogy folyamatosan nullára fut annak egyenlege. Hogy melyik módszert alkalmazza mindenki maga döntheti el, csak ne felejtse el azt a számviteli politikában is rögzíteni.

Anyagjellegű ráfordítások év végi zárás miatti egyeztetése

Azokat a költség típusokat, amelyek folyamatosan felmerülnek szintén egyeztetni szoktam, hogy minden időszak elszámolása megtalálható. Ilyen pl. a rezsi számlák, bérleti díjak, biztosítások, de akár a könyvelési díj számla is. A rezsi számláknál a leggyakoribb a hiányzó számla, mert esetleg az ügyfél a nulla fizetendő összegű számláról azt gondolja, hogy könyvelni sem kell… de ugyanez lehet a helyzet nullás végszámlák esetén is, de erre az előlegek egyeztetésénél még visszatérek. Tipikusan a fent említett tételek lehetnek elhatárolással érintettek is, ezért is különösen fontos a számbavételük az év végi zárás során.

A továbbiakban a mérleg sorok alapján szoktam végig haladni

A Befektetett eszközök esetében a Tárgyi eszközöket végigvettem már, de a befektetett eszközök közé tartozó Immateriális javak is egyeztetésre kerülnek.

• A leltárral történő alátámasztásuk értékben és a nyilvántartással történő egyeztetéssel történik.
• Az értékek helyességéhez az alapdokumentáció ellenőrzése is szükséges lehet, mint pl. egy bérleti vagy haszonélvezeti jog szerződésének hatálya, vagy egy kísérleti fejlesztés aktivált értékének elszámolási bizonylatai.

Amennyiben a cég rendelkezik Befektetett pénzügyi eszközökkel, ezek vizsgálata is hasonlóan zajlik.

• A részvények, kötvények ténylegesen meg vannak-e, értékpapírszámla egyenlegével egyezik-e.
• Ténylegesen tartós befektetési célt szolgál, vagy át kell minősíteni a forgóeszközök közé.
• Adott kölcsön esetén szükséges a kölcsönszerződés, és az abban foglalt feltételek vizsgálata.
• Hosszú lejáratú bankbetétek esetében pedig a bankszámlaszerződés és a fordulónap szerinti bankszámlakivonatot együtt szükséges vizsgálni.

Forgóeszközök leltározása az év végi zárás során

A készletek az a fogalom, ami először eszébe jut minden vállalkozónak, ha leltározásról van szó. Nagyon sok KKV esetében nincs év közben folyamatos mennyiségi és értékbeni nyilvántartás, így a klasszikus leltározást évente el kell végezni. Ennek dokumentációja a leltárfelvételi bizonylat.

A raktárban, bolt polcain lévő árun, anyagokon kívül egyéb készlet is lehet, mely elsőre nem mindig jut eszünkbe, pl:

• lehetnek úton lévő készletek
• bizományba adott készletek
• bérmunkára átvett készletek, amelyeken bizonyos műveletek már elkészültek
• de lehetnek tovább nem számlázott alvállalkozói teljesítmények is készleten.
• A befejezetlen termelést is készletre kell venni, melynek kimutatása történhet önköltségszámítással vagy az eladási árból a kalkulált haszonkulccsal történő visszaszámítás alapján is.

Ne felejtsük el, hogy a készletre adott előlegeket – amit 36-os számlaosztályban könyvelünk – szintén a készletek között kell kimutatni a beszámolóban!

Követelések

Ebbe a mérlegsorba nagyon sok minden kerülhet, csak a legfőbb típusokat emelném ki:

Vevők

Ez a leggyakoribb és talán a legnagyobb volumenű, illetve a legnagyobb körültekintést igénylő tétel a követeléseken belül.

• Csak az elismert vevőkövetelés szerepeltethető a beszámolóban, nem véletlen a fordulónapra készülő egyenlegközlők tömege. Szerintem nincs olyan adminisztrátor egyik cégnél sem, aki örül, mikor ezeket kell szétküldeni majd, begyűjteni.
• És hiába elismert a vevőkövetelés, ha az nem folyt be a mérlegkészítés időpontjáig, a vevőket egyedileg kell minősíteni és az esetleges értékvesztéseket elszámolni.
• Amennyiben pedig devizában áll fenn a követelés, akkor még átértékelni is szükséges (erre még később visszatérek)
• Behajthatatlan követelés esetén ezt a tényt és mértékét bizonyítani kell. Vizsgáljuk meg, hogy rendelkezünk-e a megfelelő dokumentációval (pl. felszámoló írásbeli igazolása, elévülést igazoló okirat, stb…).

Ezzel kapcsolatban arról se feledkezzünk meg, hogy a társasági adó tv és a számviteli tv szerinti behajthatatlan követelés fogalma eltér egymástól.

Adott előlegek

Ezen összegek esetén is tételes egyeztetés szükséges.

• Gyakran előfordul, hogy egy nullás végszámla nem kerül könyvelésre, és így az előlegen tévesen szerepel még az előleg összege, pedig már beszámításra került. Első körben az OSA számlalistán szoktam nyomozni, hogy adott beszállítónak maradt-e könyveletlen nulla végösszegű számlája, bár erre nagyon próbálunk év közben is figyelni, és bekérni a hiányzó bizonylatokat. Másrészről ezeket a nyitott tételeket az ügyfelünkkel is egyeztetjük.
• Gondosan kell eljárni az Immateriális javakra, beruházásokra, készletekre adott előlegek esetében. Ezeket ugyanis a mérlegben azon soroknál kell kimutatni, amelyekre vonatkozóan azt fizették.
• Nettó, ÁFA nélküli összegben kell kimutatni őket (a kapott előlegeket viszont bruttó, visszafizetendő összegben!)
• Jegyzett, de be nem fizetett tőke összege is bár a 35-ös adott előlegek csoporton belül szerepel, a mérlegben már a saját tőke elemek között kell megjeleníteni mínusz előjellel.

Egyéb követelések

• Számottevő tétel lehet a különböző hatóságokkal szemben fennálló követelés. Ezek leltár bizonylata a folyószámla, illetve a bevallások (pl. egy ÁFA visszaigénylés esetén az utolsó időszaki ÁFA bevallás).
• Szintén a követelések között szerepel a munkavállalónak folyósított összegek, pl. munkabér előleg. Erről is szükséges analitikus nyilvántartással is rendelkezni, hogy mikor történt az előleg folyósítása, az egyes részletek törlesztése (munkavállalónkénti bontásban).
• ÁFA-ban aki pénzforgalmi elszámolást választott, vagy van befogadott pénzforgalmi ÁFA alá tartozó partnertől ki nem fizetett szállítói számlája, azok ÁFA tartalmát is egyéb követelésként tartjuk nyilván. Leltára a nyitott szállítói számlák nyilvántartása.
• Szintén ÁFA-hoz kapcsolódóan a kapott előleg ÁFA tartalma is itt jelenik meg azért, mert a vevőtől kapott előleget bruttó módon kell kimutatni a beszámolóban. Számlázóból lekérve azokat az előlegszámlákat, melyek nem kerültek beszámításra szintén ellenőrizhető az egyenleg helyessége.
• Ne felejtsük el az osztalékelőleget sem, mely a beszámoló elfogadásáig szintén a taggal szembeni követelés. Kontrollként a bérszámfejtés adatai, és a bankszámla terhelések szolgálnak az egyeztetés során.

Értékpapírok

Itt mutatjuk ki a nem tartós befektetési célra vásárolt értékpapírokat, tipikusan az ún. forgatási célú értékpapírokat. Ezeket beszerzési értéken tartjuk nyilván, és analitikus nyilvántartás tartozik hozzá, amely tartalmazza az értékpapír azonosító adatait, névértékét, vásárlás dátumát, stb…

Könyv szerinti értéken történik a kimutatásuk, viszont ha ez tartósan és jelentősen magasabb, mint a piaci érték, akkor értékvesztést kell elszámolni. A tartósságot megítélni egyszerűbb (több mint 1 év), a jelentős mértéket viszont a számviteli politikában kell szabályozni.

Pénzeszközök leltára az év végi zárás keretében

Bár talán ez lehetne az egyik legegyértelműbb dolog, mégsem az sokszor:

• A pénztár leltározás igazi mumus a kicsiknél… pedig erről is címletenkénti jegyzőkönyvet kell(ene) felvenni.
• Pénzeszközöknél is felmerül az átértékelés, mind a valutapénztár, mind a bankszámlán lévő devizakészlet kapcsán.
• Sokszor a bankszámla egyenleg sem egyértelmű: rendszeresen visszatérő kérdés, hogy melyik évre könyveljük a januári bankszámla kivonaton megjelenő azon tételeket, melyek könyvelési dátuma pl. 2024.01.02, az értéknap pedig 2023.12.31?

A könyvelést minden esetben értéknap szerint kell elvégezni, melynek oka nagyon prózai: az azonnali átutalásnak köszönhetően ha valakinek 2023.12.31-én vasárnap (ami ráadásul még szilveszter is) kedve támad kifizetni egy számláját, akkor 12.31-én az elutalt összeggel már nem tud rendelkezni. A bank pedig „lustasága” okán majd csak a következő munkanapon könyveli le a tételt, de értéknapként megjelöli a tényleges utalás dátumát. Ugyanez igaz a fogadó félnél is: a 12.31-én este 10-kor hozzá megérkező összeget még akár tovább is utalhatná 12.31-én, tehát ténylegesen rendelkezésére áll az összeg.

Ezért nagyon fontos, hogy figyeljünk a 2 eltérő dátumra. Így sokszor a tényleges banki egyenleg nem állapítható meg a hó végi kivonat záró egyenlegére történő „ránézéssel”, mindenképpen szükséges az első januári bankszámlakivonat tüzetes vizsgálata is. Illetve kikérhető banktól fordulónapra vonatkozó egyenleg igazolás is.

Aktív időbeli elhatárolások

Az itt szereplő tételek közös jellemzője, hogy a tárgyévi eredményt javítják: vagy költséget csökkentünk, vagy bevételt növelünk vele szemben. A leltározásuk fordulónapra történő egyeztetéssel valósul meg a főkönyvi számlák és az analitikus nyilvántartások segítségével. Az összegek ellenőrzése az eredeti bizonylatok alapján elvégzett számítások ellenőrzésével valósul meg.

Év végi zárás: a mérleg forrás oldalával folytatjuk

A saját tőke elemei esetében a jegyzett tőke a kiindulási alapunk, melyhez a társasági szerződésre és annak utolsó módosítására van szükségünk. Velem előfordult már olyan, hogy egy frissen lekért NAV törzsadatból, vagy cégkivonatból derült ki, hogy változás történt az összegében (pl. egy BT-be belépett még egy tag).

A jegyzett, de be nem fizetett tőke összege mindig mínusz előjellel jelenik meg, de a főkönyvben az adott előlegek között szerepel.

A Tőketartalék leltározásakor célszerű azt megvizsgálni, hogy a mérlegben szereplő tételeket megfelelően képezte-e a társaság. Bizonylatai a létesítő okirat változásai, taggyűlési határozatok.

Az Eredménytartalék elsősorban a korábbi évek adózott eredményének halmozott összege. E mellett a Számviteli törvény szerint ezt a tételt érintő egyéb növekedéseket és csökkenéseket is ellenőrizni szükséges, hogy könyvelésre kerültek-e. Az egyik legfontosabb tétel ezzel kapcsolatban a fejlesztési tartalék képzéshez kapcsolódik.

A fejlesztési tartalékhoz kapcsolódó adóalap csökkentés jogszerű igénybevételének feltétele, hogy a képzett fejlesztési tartalék összege az eredménytartalékból átvezetésre kerüljön a Lekötött tartalékba!

Lekötött tartaléknak nagyon fontos szerepe van a saját tőke elemei között: osztalékfizetési korlátot jelent, akárcsak az értékelési tartalék. Leltározás során megvizsgálom, hogy miből keletkezett, és jogosan szerepel-e még az összeg itt. A leggyakrabban előforduló tételek:

• pótbefizetés miatt lekötött összeg
• fejlesztési tartalék fel nem használt összege
• alapítás-átszervezés aktivált értékéből még le nem írt összeg
• kísérleti fejlesztés aktivált értékéből még le nem írt összeg

Kiemelt figyelmet kell fordítani az értékelési tartalékra: abban az esetben, ha ilyen tétel szerepel a mérlegben, a következőkre figyeljünk (a felsorolásnál feltételezem, hogy nem élünk a valós értéken történő értékelés lehetőségével):

• Csak azokra az eszközökre lett elszámolva, melyekre a számviteli törvény lehetőséget biztosít, az 58§ (5) alapján. Ezek a vagyoni értékű jogok, szellemi termékek, tárgyi eszközök (kivéve beruházások és azokra adott előlegek), valamint a tulajdoni részesedések.
• A piaci érték meghatározása a számviteli politikában rögzített mód szerint történt-e: pl. várható eladási ár, utánpótlási ár, összehasonlító ár.
• Az eszköz oldalon található értékhelyesbítések összege megegyezik az értékelési tartalék összegével.
• Az értékelést egyedi eszközönként minden évben el kell végezni, és dokumentálni szükséges.
• Nem lehet negatív összegű, hiszen a piaci érték csökkenése esetén az eszköz értéke legfeljebb a korábban elszámolt értékhelyesbítés összegéig csökkenthető. Nagyobb összeg esetén terven felüli értékcsökkenés elszámolása válik szükségessé.

Az adózott eredmény leltára pedig maga az eredménykimutatás.

Céltartalékok

Leltározásuk során a képzés jogosságát, jogcímét és annak összegét szükséges ellenőrizni. Mire kell céltartalékot képezni?

• Függő kötelezettségekre: pl. kezességvállalás, le nem zárt peres ügyekkel kapcsolatos kötelezettségekre
• Biztos, jövőbeni kötelezettségekre
• Végkielégítésekre: tárgyévhez kapcsolódó, de csak következő évben esedékes összegre
• Környezetvédelmi kötelezettségekre
• Jövőbeli költségekre, melyek NEM a rendszeresen folyamatosan felmerülő költségek közé tartoznak.

Kötelezettségek leltározása az év végi záráskor

Akárcsak az eszközoldalon a követelések esetén, a forrás oldalon a kötelezettségek is egy nagy gyűjtő. Nézzük, melyek a legnagyobb tételek, és a velük kapcsolatos teendők.

• Kölcsönök, hitelek, lízingek kimutatása
  • Egyenlegét mindig a nyújtó szervezet által kapott egyenlegközlővel egyeztetjük.
  • A hosszú és a rövid lejáratú kötelezettségeket a mérlegben külön soron kell szerepeltetni, ezért ezt az átsorolást célszerű könyvelni is.
• Vevőktől kapott előlegek kimutatása bruttó összegben történik. Ehhez egy rendező tétel könyvelése szükséges, amennyiben fordulónapon a 453-as főkönyvi számon egyenleg szerepel. Én év közben csak a kapott összeg nettóját szerepeltetem itt, év végén pedig a be nem számított előleghez kapcsolódó ÁFA-t egyéb követelésként írom elő (T36 – K 453).
• Szállítói tartozások esetén, akárcsak a vevőknél egyeztetéssel történik a leltározás. Ennek is legegyértelműbb eszköze a szállítói egyenlegközlő. A következő évben a mérlegkészítés időpontjáig történő kiegyenlítés szintén azt jelzi, hogy elismert (nem vitatott) volt a tartozás.
• Egyéb rövid lejáratú kötelezettségek közötti legjelentősebb tételek a bérekkel kapcsolatos valamint az adóhatósággal szemben fennálló fizetési kötelezettségek. A NAV adófolyószámlával történő egyeztetéshez célszerű még január végén lekérni egy folyószámlát, mivel ilyenkor még egyben látjuk a teljes évet. A könyvelésben pedig kerekítési különbözetek elszámolásával, illetve az egyes főkönyvi számlák egyenlegének összevezetésével (pl. 466-467-468 ÁFA számlák) könnyen ellenőrizhető az egyezőség. A legtöbb nehézséget okozó társasági adó folyószámlával történő egyeztetéséről és az iparűzési adó egyeztetésről külön írásban foglalkoztam.

Passzív időbeli elhatárolások

Akárcsak az aktív időbeli elhatárolásoknál, ezek leltározása is fordulónapra történő egyeztetéssel valósul meg a főkönyvi számlák és az analitikus nyilvántartások segítségével. Kiemelt figyelmet kell fordítani az egyéb bevételként elszámolt támogatások összegéből költséggel, ráfordítással nem ellentételezett összegekre. Ezt itt kell kimutatni (T96 – K 48), és a megszüntetéskor vagy feloldáskor figyelemmel kell lenni a támogatási szerződésben foglaltakra. Ezen tételek egyeztetéséhez a támogatási szerződésre és a beadott elszámolásokra is szükségünk lesz, hiszen 1-1 kiutalt összeg lehet bevétel vagy előleg (47) is!

Devizás tételek átértékelése az év végi zárás végén

A fenti egyeztetések során én már egy táblázatban elkezdem összeírni, hogy mely tételek esetén találkoztam devizás összeggel. Így biztos lehetek abban, hogy nem marad ki semmi, amikor elérkezem ehhez a teendőhöz.

Először nézzük, hogy mire NEM vonatkozik az átértékelés.

• saját tőke elemei
• immateriális javak
• tárgyi eszközök
• készletek.

Kötelezően átértékelendő tételek:

• Részesedés, értékpapír, követelések és ezek értékvesztése
• Pénzeszközök
• Időbeli elhatárolások közül a követelés és kötelezettség jellegűek
• Kötelezettségek

Az átértékeléseket egyedileg kell elvégezni. Az egyediség azt jelenti, hogy pl. a vevő és szállítói számlákat is egyesével kell átértékelni, és nem az egyenlegüket összevontan. Én táblázatos formában gyűjtöm össze ezeket a tételeket, ahol látszik az eredeti devizás összeg, a devizás átértékelés előtti Ft összeg, illetve a fordulónapi árfolyammal számolt átértékelés utáni Ft érték. A kettő különbözete nyereség vagy veszteség lesz, melynek könyvelése 2 módszerrel történhet:

1. Az egyes tételek devizás átértékelésének összege a különbözet jellegéből adódóan 87 vagy 97-es számlaosztályra kerül, majd az összevont árfolyam különbözet megállapítása után a kisebbik összeg átvezetésre kerül a másikra. Pl. a 8763 főkönyvi számla egyenlege 100 eFt, a 9763 egyenlege 150 eFt, akkor T 9763 – K 8763 , összeg 100 eFt könyvelése után az év végi összevont árfolyam nyereség 50 eFt lesz a 9763-as főkönyvi számon (8763 egyenlege pedig nulla)
2. Minden devizás tétel átértékelését egy technikai számlával szemben végezzük el, és a technikai számla egyenlegét szüntetjük meg a 87 vagy a 97-es számlával szemben.

Ha az év végi összevont árfolyam különbözet veszteség, akkor a forgóeszköz vagy beruházási hitel árfolyamvesztesége saját döntés alapján elhatárolható (ha devizakészlettel nem fedezett és árfolyamnyereséggel nem ellentételezett). Ebben az esetben céltartalék képzés is szükséges!

Adók kiszámítása és könyvelése

Az iparűzési adó, társasági adó vagy KIVA kiszámítása és könyvelése maradt hátra. Ezek megállapításáról itt most nem írok, hanem csak mint elvégzendő feladatot rögzítem.

Társasági adóalap csökkentő tételek közül az egyik legjelentősebb, amihez még plusz könyvelési tétel is kapcsolódik a fejlesztési tartalék. Ennek képzésével kapcsolatos feltételek:

• A fejlesztési tartalék összege maximum a tárgyévi adózás előtti eredmény 100 %-a lehet. Ez praktikusan azt is jelenti, hogy abban az esetben, ha az adózás előtti eredmény nulla vagy negatív, akkor nem képezhető fejlesztési tartalék, hiába lesz az adóalap pozitív.
• A megképzett fejlesztési tartalék összegét a képzés évében az eredménytartalékból a lekötött tartalékba át kell vezetni, és azt könyvelni is szükséges. A 2023-ról szóló beszámoló esetén tehát 2023.12.31-én (T413 – K 414). Amennyiben az elfogadott és közzétett beszámolóban nem szerepel az összeg a lekötött tartalék soron, akkor adóalap csökkentő tételként nem vehető figyelembe a társasági adó kiszámítása során. 
• Nem jelent akadályt, ha a fenti átvezetés hatására az eredménytartalék negatívvá válik, hiszen ez csak a saját tőke elemeinek átcsoportosítását jelenti. Így a képzett fejlesztési tartaléknak a lekötött tartalék soron történő megjelenése osztalékfizetési korlátot fog jelenteni.
• A lekötött tartalék képzése nem jelenti azt, hogy azt pénzügyileg ténylegesen el kellene különíteni. A fejlesztési tartalék képzett összegéről és annak feloldásáról nyilvántartás vezetése szükséges.
• Abban az esetben, ha az adózó nem döntött fejlesztési tartalék képzésről, ezt a döntését a későbbiekben önellenőrzéssel sem módosíthatja.

Elkészült az év végi zárás alapbizonylata: a végleges főkönyv 🙂

A fentiekben felsorolt és messze nem mindent tartalmazó folyamat végén elérkeztünk ahhoz a ponthoz, amikor a kezünkben van a beszámoló alátámasztására alkalmas főkönyvi kivonatunk. Ekkor még szintén rengeteg munka vár ránk.

• A főkönyvi kivonat alapján össze kell állítani a mérleget és az eredménykimutatást. Én ehhez szeretem a könyvelőprogram saját funkcióját használni. Minden egyes főkönyvi számla esetében meg lehet adni, hogy tartozik vagy követel egyenleg esetén hova sorolja azt be. A kész főkönyvből lekérhető egy kivonat mérlegsoronként, így már csak azt kell ellenőriznem, hogy a kódolásom minden esetben helyes volt-e.
• Amennyiben rendben van, akkor az OBR felületre illetve a társasági adóbevalláshoz is elkészítem az import fájlokat. Persze ezeket az átadott adatokat ki kell még egészíteni, de sok felesleges gépeléstől, adat elütéstől meg tudnak kímélni.
• A szöveges kiegészítő melléklet megírása is hátra van még, illetve egy nagyon fontos dolog.
• A tulajdonosoknak az osztalékról való döntése, mely csak a beszámoló elfogadásával egy időben történhet. Ehhez viszont előzetesen nekünk könyvelőknek kell megmondanunk, hogy mennyi lehet az elfogadott osztalék maximuma.

Pár szó az osztalékfizetési korlátról…

Az osztalékkal kapcsolatos legfontosabb számítási feladat a ténylegesen kifizethető osztalék összegének meghatározása. Ennek során kettős korlátot is figyelembe kell venni, és a kisebbik lesz a maximálisan kifizethető osztalék összege:

1. Forrása: a tárgyévi adózott eredmény + az eredménytartalék összege + a mérlegkészítésig elszámolt kapott (járó) osztalék, részesedés értéke
2. Maximuma: a korrigált saját tőke, azaz a lekötött tartalékkal és a pozitív értékelési tartalékkal csökkentett saját tőke összege, mely az osztalék kifizetése után sem csökkenhet a jegyzett tőke összege alá. Ezt az összeget növeli a beszámolóban még nem szereplő, de a mérlegkészítés időpontjáig ismertté vált járó osztalék.

Nézzünk erre konkrét számítási példákat.

Végezetül az osztalékká (nem) váló osztalékelőlegről

Az év közben a számviteli szabályoknak megfelelően kifizetett osztalékelőleg és a beszámolóban elfogadott osztalék közötti különbözetet az osztalék elfogadásának évében kell rendezni (tehát a 2023. évi osztalékelőleget 2024-ben a 2023. évi beszámoló elfogadásakor, amikor osztalékká válik).

2 lehetőség van:

1. Az elfogadott osztalék összege (2024-es könyvelési tétele T413 – K 4792) magasabb, mint a felvett osztalékelőleg (könyvelése 2023-ban T355 – K 38) összege. Ebben az esetben az osztalékelőleg miatti követelést meg kell szüntetni az osztalékfizetési kötelezettség számlával szemben (2024-ben az osztalékról szóló döntéskor T4792 – K 35), és a különbözetet kell pénzügyileg rendezni a társaságnak.
2. Az elfogadott osztalék összege kisebb mint az osztalékelőleg. Ekkor a tulajdonosnak az osztalékelőleg azon részét, amely végül nem vált osztalékká, vissza kell fizetnie a cég számára.
   • Ha nem fizeti vissza, akkor az adókötelezettséget a tag és a társaság között fennálló jogviszony határozza meg.
   • Amennyiben visszafizetésre kerül, de kamat felszámítása nem történik vagy a jegybanki alapkamat + 5%-ánál alacsonyabb összegű a felszámított kamat, akkor pedig kamatkedvezményből származó jövedelem fog keletkezni.

Az elkészült beszámolót már csak közzé kell tenni

A teljes zárási folyamat végén az elfogadott beszámolót, melyben döntöttek az osztalékfizetésről már csak közzé kell tenni, és a kapcsolódó adóbevallások benyújtását se felejtsük el. A közzétett beszámolót és az alátámasztó bizonylatokat pedig 8 évig szükséges megőrizni.

Ahogy látható az év végi zárás folyamata hosszadalmas, nagy körültekintést igénylő munka. Ezért kérjük ügyfeleinktől, hogy időben előre jelezzék, ha hitel, pályázat benyújtás vagy egyéb okból kifolyólag szükséges a beszámoló beadása akár hónapokkal korábban, mint az előírt határidő.

Ha érdekelnek hasonló, a könyvelők mindennapi életében előforduló témák, akkor szemezgess további írásaimból, vagy kövesd Facebook oldalamat.

Heti rendszerességű hírlevelemben pedig további rövid érdekességek, figyelemfelhívó gondolatok szerepelnek. Iratkozz fel, ha nem szeretnél lemaradni róla! Egy meglepetés ajándék is vár rád 🙂